Najem a krótkotrwałe zakwaterowanie – kluczowe różnice na gruncie VAT i obowiązki przedsiębiorców

Rosnąca popularność najmu krótkoterminowego, głównie za pośrednictwem platform rezerwacyjnych, takich jak Booking.com czy Airbnb, skłoniła administrację skarbową do wyraźnego uregulowania i rozróżnienia dwóch istotnych pojęć w polskim prawie podatkowym – usług zakwaterowania oraz najmu. Wbrew pozorom te dwa rodzaje działalności różnią się nie tylko pod względem charakteru, ale przede wszystkim opodatkowania VAT.

Zakwaterowanie to nie najem

Kluczową różnicą pomiędzy usługami zakwaterowania a najmem jest czas ich trwania oraz forma rozliczenia. Najem, zgodnie z praktyką, dotyczy zwykle długoterminowego użytkowania nieruchomości (np. w cyklu miesięcznym lub rocznym), podczas gdy zakwaterowanie krótkoterminowe obejmuje pobyty nieprzekraczające miesiąca i rozliczane są najczęściej w cyklu dobowym.

W polskiej ustawie o VAT pojęcia „najem” oraz „zakwaterowanie” funkcjonują rozdzielnie. Co więcej, klasyfikacja PKWiU również wskazuje na ich odmienny charakter:

• Zakwaterowanie krótkoterminowe – klasyfikowane w PKWiU 55.20.1 jako „Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania”.
• Najem nieruchomości – klasyfikowany w PKWiU 68.20.1 jako „Wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi”.

Te dwa grupowania wzajemnie się wykluczają. Usługi zakwaterowania krótkoterminowego nie są więc traktowane jako najem ani usługi o podobnym charakterze – co ma istotne konsekwencje podatkowe.

Obowiązek podatkowy i stawki VAT

Zakwalifikowanie usługi zakwaterowania krótkoterminowego do PKWiU 55.20.1 oznacza, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki, zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Tym samym nie ma zastosowania art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ppkt 3, który odnosi się do najmu.

Jeszcze ważniejsza jest kwestia stawki VAT. Usługi zakwaterowania objęte są preferencyjną stawką 8%. Natomiast:

• najem na cele mieszkaniowe może być zwolniony z VAT,
• najem na cele inne niż mieszkaniowe podlega stawce podstawowej 23%.

Przedsiębiorcy nie mogą zatem dowolnie wybierać klasyfikacji – przyjęcie błędnej interpretacji może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatku i koniecznością dopłaty wraz z odsetkami.

Stanowisko organów podatkowych i nowe narzędzia kontroli

W świetle interpretacji wydawanych przez Krajową Administrację Skarbową (np. interpretacja indywidualna nr 0114-KDIP1-3.4012.465.2019.2.JF), stanowisko organów jest jednoznaczne – usługi zakwaterowania krótkoterminowego należy klasyfikować jako usługi odrębne od najmu.

Równocześnie zmienia się podejście do kontroli takich usług. Wdrażana przez Unię Europejską dyrektywa DAC7, obowiązująca również w Polsce, zobowiązuje platformy e-commerce (w tym portale rezerwacyjne) do automatycznego przekazywania danych dotyczących transakcji i rezerwacji do urzędów skarbowych. Te dane będą wykorzystywane do analizy operacji i identyfikacji ewentualnych nieprawidłowości w rozliczeniach VAT.

Dodatkowo, trwają prace legislacyjne nad uruchomieniem ogólnopolskiego rejestru wszystkich obiektów oferujących „najem krótkoterminowy” czyli wg przepisów zakwaterowanie krótkoterminowe. Ma to na celu wyeliminowanie funkcjonującej dotąd „szarej strefy” tzw. najmu prywatnego na krótkie okresy, która często funkcjonowała poza formalnym obiegiem podatkowym.

Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Firmy działające w sektorze zakwaterowania krótkoterminowego powinny jasno określić swoją strategię działania i zgodność z przepisami podatkowymi. W praktyce oznacza to konieczność:

1. Właściwej klasyfikacji usług – czy są to usługi zakwaterowania, czy wynajmu.
2. Stosowania odpowiedniej stawki VAT – 8%, 23% lub zwolnienia, w zależności od rodzaju usługi.
3. Rejestracji sprzedaży i ewidencjonowania zaliczek – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. Uregulowania współpracy z platformami takimi jak Booking.com – które pobierają zaliczki w imieniu obiektów.

Granica między najmem a zakwaterowaniem krótkoterminowym nie jest umowna – ma fundamentalne znaczenie podatkowe i prawne. W dobie automatyzacji analiz podatkowych oraz coraz szerszego dostępu urzędów skarbowych do danych transakcyjnych, błędna klasyfikacja może mieć poważne konsekwencje.

Dlatego tak ważne jest, by przedsiębiorcy działający w branży turystycznej i potocznie określający własną formę usług jako „wynajem krótkoterminowy” dokonali świadomego wyboru i dostosowali swoją działalność do aktualnych przepisów prawa.