Polityka prywatności

Aktualizacja 03.06.2026

I. Informacje ogólne

  1. Niniejsza polityka dotyczy Serwisu www, funkcjonującego pod adresem url: ekoncept.pl .
  2. Operatorem serwisu oraz Administratorem danych osobowych jest: EKONCEPT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Sopocie przy ulicy Jana z Kolna 29, 81-859 Sopot, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000769882, NIP 5851487418, REGON 382465852.
  3. Adres kontaktowy poczty elektronicznej operatora: info@ekoncept.pl
  4. Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.
  5. Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO):
    • Obsługa zapytań przez formularz lub czat – w zakresie zapytań o integrację i wdrożenie systemów PMS, rozwiązań infrastruktury GRMS lub innej oferty. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na komunikacji z użytkownikami, bądź podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
    • Marketing bezpośredni i wysyłka newslettera – realizowane za pośrednictwem narzędzia GetResponse na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a także zgodnie z przepisami ustawy prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w zakresie zgód na kontakt elektroniczny i telefoniczny.
    • Analityka statystyczna i optymalizacja strony – prowadzona na podstawie dobrowolnej zgody użytkownika wyrażonej w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
  1. Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:
    • Poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane na stronie WWW, które zostają przesłane do wewnętrznych systemów firmy Ekoncept.
    • Poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).
    • Poprzez narzędzia zewnętrzne umożliwiające komunikację z użytkownikiem w czasie rzeczywistym, takie jak czat online dostarczany przez chat-data.com, za pośrednictwem, którego dane kontaktowe użytkownika, takie jak imię, adres e-mail czy numer telefonu są przesyłane do wewnętrznych systemów firmy Ekoncept .

II. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

  1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
  2. Operator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
  3. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.

III. Hosting

  1. Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na serwerach cyberFolks.pl. Podmiot ten może przetwarzać dane osobowe w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hostingowych na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z Administratorem.

IV. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

1.W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców:

    • upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celu działania strony.
    • zewnętrzne podmioty przetwarzające, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych na podstawie stosownych umów, takie jak dostawca usług hostingowych, dostawcy oprogramowania analitycznego i czatu online,
    • dostawcy systemów mailingowych (np. GetResponse),
    • dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (Google, Meta Platforms, Microsoft),
    • dostawcy systemów komunikacji online (chat-data.com).

2.Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych osobnymi przepisami (np. o prowadzeniu rachunkowości). W odniesieniu do danych marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata.

3.Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:

  • dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
  • ich sprostowania,
  • usunięcia,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • oraz przenoszenia danych.

4.Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu w zakresie przetwarzania wskazanego w podpunkcie 1. i 2. Wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Ciebie interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5.Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

6.Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi Serwisu.

7.W stosunku do użytkownika mogą być podejmowane działania polegające na profilowaniu, polegające na analizie zachowania w Serwisie w celach marketingowych oraz statystycznych. Profilowanie służy dopasowaniu treści i reklam do zainteresowań użytkownika i nie wywołuje skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie na niego nie wpływa.

8.W związku z korzystaniem z zaawansowanych narzędzi analitycznych i marketingowych dostarczanych przez podmioty zewnętrzne (takie jak Google, Meta Platforms, Microsoft), Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Transfer ten odbywa się zgodnie z prawem, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (w tym w oparciu o ramy Data Privacy Framework) lub z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych.

9.Dane przekazywane przez użytkownika za pośrednictwem formularza kontaktowego w czacie online (np. imię, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości) są traktowane jako dane osobowe, jeżeli pozwalają zidentyfikować użytkownika. Są one przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora,  jakim jest udzielenie odpowiedzi na zapytanie użytkownika lub podjęcie działań na jego żądanie.

10.Wyrażenie zgody na kontakt marketingowy (np. poprzez zapis do newslettera lub dobrowolne zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu/czacie) stanowi podstawę do przesyłania informacji o usługach i nowościach w ofercie Administratora. Zgoda ta jest w pełni dobrowolna i może zostać w każdej chwili cofnięta bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody możliwe jest poprzez kontakt na adres e-mail: info@ekoncept.pl lub kliknięcie w link wypisu w wiadomości e-mail.

V.Informacje w formularzach

  1. Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.
  2. Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP).
  3. Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu dokonania procesu obsługi zgłoszenia serwisowego lub kontaktu handlowego, rejestracji usług itp. Każdorazowo kontekst i opis formularza w czytelny sposób informuje, do czego on służy.
  4. Serwis umożliwia kontakt z Administratorem również poprzez formularz dostępny w czacie online, w którym użytkownik może dobrowolnie pozostawić dane kontaktowe (np. imię, adres e-mail, numer telefonu) lub inne informacje pozwalające na udzielenie odpowiedzi na zapytanie.
  5. Dane podane w formularzu czatu są przetwarzane wyłącznie w celu obsługi zapytania, w celach kontaktowych oraz – w przypadku wyrażenia zgody – w celach marketingowych. Czas przechowywania tych danych jest zgodny z zasadami określonymi w niniejszej polityce.

VI. Istotne techniki marketingowe

Administrator wykorzystuje system zarządzania tagami (Google Tag Manager) do bezpiecznego i zgodnego z prawem kontrolowania skryptów analitycznych i marketingowych. Narzędzia takie jak Google Analytics 4, Microsoft Clarity czy Facebook Pixel są aktywowane w urządzeniu końcowym użytkownika wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi na to wyraźną zgodę z poziomu panelu zarządzania plikami cookies (banera) podczas wizyty w Serwisie. Narzędzia te działają zgodnie z mechanizmem Consent Mode v2.

  1. Google Analytics – operator stosuje analizę statystyczną ruchu na stronie, poprzez Google Analytics (Google Inc. z siedzibą w USA). Operator nie przekazuje do operatora tej usługi danych osobowych, a jedynie zanonimizowane informacje. Usługa bazuje na wykorzystaniu ciasteczek w urządzeniu końcowym użytkownika. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/ .
  2. Facebook Pixel to narzędzie do mierzenia konwersji, skuteczności reklam na podstawie analizy działań podejmowanych przez Użytkowników na serwisie. Dane z Facebook Pixel wykorzystywane są m.in. do: analizy tego, co zdarzyło się w wyniku kliknięcia w reklamę zarówno za pośrednictwem narzędzi reklamowych Facebook jak i w serwisie. Przetwarzanie danych przez Facebook w ramach narzędzia Facebook Pixel , jest częścią polityki wykorzystania danych na Facebooku. Więcej informacji: https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation Szczegółowe informacje dotyczące Facebook-Pixel są dostępne na stronie: https://www.facebook.com/business/help/. Możesz sprzeciwić się przechwyceniu przez Facebook Pixel i wykorzystaniu twoich danych do wyświetlania reklam na Facebooku. Aby określić, jakie typy reklam widzisz na Facebooku, możesz przejść do strony ustawień reklam udostępnionej przez Facebook https://www.facebook.com/settings? tab=ads .
  3. Serwis wykorzystuje narzędzie czatu online dostarczane przez firmę chat-data.com, które umożliwia komunikację z użytkownikami strony w czasie rzeczywistym. Czat ten może gromadzić dane kontaktowe oraz dane statystyczne dotyczące zachowania użytkowników. Czat może wykorzystywać pliki cookies oraz inne technologie śledzące, w celu identyfikacji użytkownika, utrzymania historii rozmów oraz analizy interakcji. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych przez dostawcę czatu można znaleźć na stronie: https://chat-data.com/privacy-policy
  4. Współpracujemy z Microsoft Clarity, aby rejestrować sposób korzystania z naszej witryny internetowej i interakcji z nią za pomocą metryk behawioralnych, map cieplnych i odtwarzania sesji, co pozwala nam ulepszać i promować nasze produkty/usługi. Dane dotyczące korzystania z witryny internetowej są rejestrowane za pomocą plików cookie własnych i zewnętrznych oraz innych technologii w celu określenia popularności produktów/usług i aktywności online. Ponadto wykorzystujemy te informacje do optymalizacji witryny, zapobiegania oszustwom/zabezpieczania oraz w celach reklamowych. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak firma Microsoft gromadzi i wykorzystuje Twoje dane, zapoznaj się z Oświadczeniem o ochronie prywatności firmy Microsoft 

VII. Informacja o plikach cookies

1.Serwis korzysta z plików cookies.

2.Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

3.Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.

4.W Serwisie stosowane są następujące rodzaje plików cookies:

  • niezbędne – zapewniające prawidłowe działanie Serwisu,
  • analityczne – służące analizie ruchu na stronie,
  • marketingowe – wykorzystywane do reklamy i remarketingu.

5.W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

6.Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.

7.Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia), Google LLC z siedzibą w USA, Facebook / Instagram (Meta Platforms z siedzibą w USA), Serwis X (X Corp.z siedzibą w USA), oraz chat-data.com (dostawca narzędzia czatu online).

VIII. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?

Głównym mechanizmem zarządzania zgodami na pliki cookies (w szczególności tymi służącymi do celów marketingowych oraz zaawansowanej analityki zachowań) jest dedykowany panel preferencji (baner cookies) zaimplementowany w Serwisie. Użytkownik podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu poszczególnych technologii podczas pierwszej wizyty na stronie i może w każdej chwili zmienić swoje ustawienia, wywołując panel ponownie. Niezależnie od tego, użytkownik zachowuje możliwość blokowania cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej.