KSeF w systemie Ekoncept PMS
Pytania i odpowiedzi dotyczące
wdrożenia KSeF
Pytania ogólne i techniczne
W sprawach wyceny wdrożenia oraz kosztów obsługi prosimy o bezpośredni kontakt z działem handlowym.
Kwestie formalne zależą od Państwa obecnej umowy. W większości przypadków będzie wymagany aneks do obowiązującej umowy. Prosimy o kontakt z działem handlowym w celu ustalenia szczegółów.
Aktualizacja do wersji KSeF Automate będzie wdrażana po podpisaniu aneksu do umowy.
Podczas wdrożenia KSeF Automate zostanie przeprowadzone szkolenie. Ponadto udostępniona zostanie instrukcja obsługi dla użytkowników.
Kwestia ta nie jest bezpośrednio związana z integracją z KSeF. Na ten moment system PMS nie posiada funkcji automatycznych aktualizacji i w najbliższym czasie nie planujemy wdrożenia takiego rozwiązania. Jest to spowodowane tym, że w wielu przypadkach program PMS jest kastomizowany pod wymagania danego obiektu hotelowego.
Dla wersji Basic będzie dostępna instrukcja obsługi.
Obsługa faktur i integracja z KSeF
Tak, w systemie „Podmiot trzeci” funkcjonuje jako „Odbiorca” i jest przesyłany do KSeF w polu „Podmiot3”. Może on pełnić różne role, np. JST (Jednostka Samorządu Terytorialnego) lub GV (Grupa VAT). Pole „IDWew” nie jest obecnie obsługiwane.
Jeśli faktura została już wysłana do KSeF, nie ma możliwości jej anulowania. Jedynym sposobem poprawienia błędu jest wystawienie faktury korygującej.
- Wersja Automate – system automatycznie powiąże korektę w systemie PMS z numerem KSeF faktury, do której wystawiana jest korekta.
- Wersja Basic – użytkownik musi ręcznie skopiować numer KSeF ze swojego konta KSeF (wymaga zalogowania) i wprowadzić go do systemu PMS przy wystawianiu korekty.
Znaczniki są predefiniowane w ustawieniach typów dokumentów. System automatycznie przypisze odpowiedni znacznik: ZAL dla faktury zaliczkowej, KOR dla korekty, KOR_ZAL dla korekty zaliczki itd. Recepcjonista nie musi dokonywać tego wyboru ręcznie.
KSeF nie zmienia logiki rozliczeń, nakłada jedynie obowiązek wysyłki dokumentów.
Wystawiamy fakturę zaliczkową (wysyłaną do KSeF), a następnie fakturę rozliczeniową (również wysyłaną do KSeF) na pozostałą kwotę.
- Wersja Automate – numer KSeF faktury zaliczkowej jest w bazie, więc rozliczenie zostanie automatycznie powiązane z zaliczką.
- Wersja Basic – należy ręcznie wprowadzić numer KSeF faktury zaliczkowej, aby zachować ciągłość rozliczenia.
Korektę wystawia się w programie PMS tak jak do tej pory – poprzez funkcję wystawienia dokumentu korygującego.
Wysyłka pojedyncza (na bieżąco) jest standardem. Obecnie nie zalecamy i nie wspieramy modelu „jednego kliknięcia” dla wysyłki zbiorczej raz dziennie ze względu na konieczność weryfikacji każdego dokumentu. System jest nastawiony na wysyłkę dokument po dokumencie.
Tak, pole „Odbiorca” w systemie będzie odpowiadało polu „Podmiot3” w KSeF. Będzie można wybrać odpowiednią rolę dla tego podmiotu, co zostanie odzwierciedlone na szablonie dokumentu.
Zgodnie z wymogami KSeF, podsumowanie wartości netto musi zgadzać się z sumą podsumowań w poszczególnych stawkach VAT. Zaokrąglenia muszą być dokonywane na poziomie podsumowania stawek VAT. System jest dostosowywany tak, aby walidacja była zgodna z ustawą i nie dopuszczała do wysyłki dokumentów niespełniających tych wymogów.
Takie korekty wystawiamy normalnie i wysyłamy do KSeF. Ponieważ faktura pierwotna (np. z 2025 r.) nie posiada numeru KSeF, korekta nie będzie go zawierać – będzie odnosić się do numeru systemu PMS faktury pierwotnej i dopiero system KSeF nada jej numer.
Tak, dopóki faktura nie zostanie wysłana do KSeF, możliwa jest jej edycja zgodnie z uprawnieniami użytkownika w systemie PMS.
Nie. Kod QR w założeniu potwierdza fakt zarejestrowania faktury w KSeF (lub gotowość do wysyłki w trybie awaryjnym/offline). Generowanie kodu QR dla faktury, która nie jest przeznaczona do wysyłki lub jeszcze nie została przetworzona, nie jest standardową procedurą.
Dostępna będzie opcja w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy), umożliwiająca wygenerowanie lub wydrukowanie pliku XML.
Domyślnie faktury nie są wysyłane w pełni automatycznie (z wyjątkiem specyficznego scenariuszach np. w kioskach samoobsługowych).
- Faktury zagraniczne – jeśli posiadają NIP, należy je wysłać do KSeF (nawet jeśli kontrahent ich stamtąd nie pobierze – przekazujemy mu wtedy wizualizację z kodem QR).
- Faktury B2C (konsumenckie) – wysyłka jest dobrowolna i zależy od decyzji księgowości obiektu. W systemie będzie parametr decydujący o tym, czy wysyłać faktury B2C. Trzeba jednak pamiętać, że system KSeF jest przeznaczony dla firm. Osoby fizyczne nie mają konta KSeF. Będą mogły jedynie pobrać taką fakturę z systemu KSeF przez unikalny link.
KSeF nie zmienia przepisów dotyczących fiskalizacji. Decyzja zależy od interpretacji Państwa działu księgowości.
Nie rekomendujemy takiego rozwiązania i system obecnie nie wspiera automatycznej wysyłki zbiorczej o zaplanowanej godzinie. Sugerujemy wysyłkę na bieżąco.
Wystawiamy normalną fakturę rozliczeniową w 2026 roku i wysyłamy ją do KSeF.
Planowane jest wprowadzenie przełącznika lub wskaźnika w programie, który będzie informował pracownika, czy pracuje w trybie online, czy offline.
Tak, system nie blokuje możliwości wielokrotnego wygenerowania pliku XML (np. w celu ręcznego wgrania do KSeF).
To zależy od możliwości importu Państwa programu księgowego. Jeśli program księgowy udostępnia pole na numer KSeF, możemy dostosować plik eksportu, aby ten numer przekazywać.
- Automate – system PMS sam podstawi numer KSeF faktury pierwotnej (jest zapisany w bazie).
- Basic – użytkownik musi wprowadzić numer KSeF ręcznie.
Sama procedura wystawienia korekty w PMS pozostaje bez zmian.
KSeF nie zmienia sposobu wystawiania faktur zaliczkowych. Muszą one odzwierciedlać faktycznie otrzymaną wpłatę. Szablon faktury będzie wyglądał podobnie, z uwzględnieniem dodatkowych pól wymaganych przez KSeF.
Nie ma prawnego obowiązku wysyłania faktur konsumenckich (B2C) do KSeF, ale jest taka możliwość techniczna. Decyzja należy do Państwa księgowości.
Tak. Z punktu widzenia integracji, w systemie hotelowym mogą funkcjonować różne definicje dokumentów, które przy wysyłce otrzymają odpowiedni typ KSeF (np. FA, ZAL, ROZ).
Zalecamy uporządkowanie numeracji, np. stworzenie osobnych serii dla faktur B2B (wysyłanych do KSeF) i B2C (jeśli nie będą wysyłane), aby ułatwić kontrolę ciągłości numeracji.
Tak, numery nadawane przez KSeF nie będą pokrywać się 1:1 z numeracją w Państwa systemie PMS, zwłaszcza jeśli część faktur (np. B2C) nie będzie tam trafiać. Dlatego warto rozważyć osobne serie numeracji wewnątrz PMS.
Tokeny, autoryzacja i pieczęć
Token generuje Podatnik (Hotel) po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF (wybierając opcję Tokeny -> Generuj token). Token wprowadza się do systemu PMS raz i jest on ważny (chyba że zostanie unieważniony) do 31.12.2026 r., kiedy to planowane jest przejście na certyfikaty.
- Ważne – pełny token widoczny jest tylko raz przy generowaniu – trzeba go skopiować i wstawić do programu PMS! Jeżeli z jakiś przyczyn utracimy Token wystarczy anulować wcześniej wygenerowany i wygenerować nowy, i ten nowy wstawić do ustawień programu PMS.
Istnieje dowolność konfiguracji – można wygenerować jeden token na cały obiekt lub osobne tokeny dla poszczególnych pracowników posiadających uprawnienia do wystawiania faktur.
- Ważne – pełny token widoczny jest tylko raz przy generowaniu – trzeba go skopiować i wstawić do programu PMS! Jeżeli z jakiś przyczyn utracimy Token wystarczy anulować wcześniej wygenerowany i wygenerować nowy, i ten nowy wstawić do ustawień programu PMS.
Podczas wdrożenia będziemy wspólnie z Państwem przeprowadzać proces wprowadzania tokenu do konfiguracji.
System PMS nie obsługuje bezpośrednio kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do wysyłki faktur. Korzystamy z rozwiązania opartego na tokenie (rozwiązanie bezpłatne). Pieczęć może jednak posłużyć do pierwszego zalogowania się na portalu KSeF w celu wygenerowania tego tokenu.
Dwa sposoby integracji
Jeden cel: Twoja wygoda!
KSeF Automate – zalecane
Pełna automatyzacja z KSeF
Zintegrowany moduł, który automatycznie wysyła każdą wystawioną fakturę bezpośrednio z Twojego systemu PMS do KSeF i odbiera Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Pełen automat, zero dodatkowej pracy.
Dla kogo?
Dla obiektów, które cenią sobie maksymalną wygodę, oszczędność czasu i chcą w pełni zautomatyzować procesy księgowe, minimalizując ryzyko błędu.
Kluczowe cechy
Wszystko co zawarte w Opcji 1 oraz:
Automatyczna wysyłka faktur i odbiór UPO.
Bezpośrednia, szyfrowana komunikacja z KSeF
Wystawianie faktur zgodnych z KSeF w trybie off-line (w przypadku czasowej niedostępności systemu KSeF).
Generowanie wydruków faktur z kodami QR.
Oszczędność czasu i eliminacja pomyłek.
KSeF Basic
Generator faktur XML KSeF
Rozwiązanie, które pozwala na wygenerowanie z systemu PMS pliku faktury w formacie XML, w pełni zgodnym ze schematem KSeF. Wygenerowany plik faktury wymaga samodzielnego przesłania do systemu KSeF po zalogowaniu się na konto firmy w Krajowym Systemie e-Faktur.
Dla kogo?
Rozwiązanie dla hoteli, które chcą ręcznie obsługiwać wysyłkę dokumentów do systemu KSeF.
Kluczowe cechy
Generowanie plików XML zgodnych z KSeF.
Faktury w formacie XML archiwizujesz we własnym zakresie np. na własnym komputerze.
Przesyłanie faktur do systemu KSeF wykonuje się samodzielnie – wymaga logowania za każdym razem do KsEF.
Cecha |
KSeF Automate |
KSeF Basic |
|---|---|---|
| Generowanie faktur w standardzie KSeF | Automatyczne | Ręczne (XML) |
| Wysyłka do KSeF | Z PMSa | Samodzielna (wymaga zalogowania do systemu KSeF) |
| Odbiór UPO | Z poziomu PMSa | Samodzielna z konta KSeF |
| Wizualizacja z kodem QR | Generowane w PMS | Pobierane z konta KSeF po zalogowaniu |
| Dedykowane wsparcie | Pełne wsparcie techniczne | Ograniczone |
| Praca w awarii systemu KSeF | Obsługa trybu offline | Tylko wygenerowanie XMLa |
| Wkład pracy | Zero dodatkowej pracy | Wymaga samodzielnej obsługi dla każdej faktury |
Wideo z webinaru 15.01.2026
Wdrożenie KSeF w systemie hotelowym Ekoncept PMS
Stay In Touch