KSeF w hotelu – Automatyzacja czy praca ręczna? Podsumowanie naszego webinaru

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w fakturowaniu, która zbliża się wielkimi krokami. 15 stycznia 2026 roku przeprowadziliśmy webinar poświęcony wdrożeniu KSeF w systemie Ekoncept PMS. Spotkanie poprowadził nasz pracownik, Paweł Gibki.

Dla tych, którzy nie mogli być z nami na żywo, przygotowaliśmy podsumowanie najważniejszych informacji oraz – co najważniejsze – udostępniliśmy nagranie z webinaru na naszym kanale YouTube (szczegóły na końcu wpisu!).

Podczas spotkania zaprezentowaliśmy dwa modele obsługi e-Faktur w naszym systemie: KSeF Automate oraz KSeF Basic. Który z nich wybrać dla swojego obiektu?

1. KSeF Automate – „Zero dodatkowej pracy”

To rozwiązanie rekomendowane dla obiektów, które cenią oszczędność czasu, bezpieczeństwo i eliminację pomyłek. Moduł ten zapewnia pełną integrację i automatyzację procesu fakturowania.

Kluczowe zalety KSeF Automate:

• Pełna automatyzacja – faktura jest wysyłana bezpośrednio z systemu PMS na serwery KSeF (w tle lub po kliknięciu przycisku).
• Automatyczny odbiór danych – system samoczynnie pobiera numer nadany przez KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) i przypisuje je do dokumentu w PMS.
• Wizualizacja z kodem QR – możesz wygenerować wydruk faktury lub plik PDF z wymaganym kodem QR bezpośrednio w systemie PMS, bez logowania się do swojego konta KSeF.
• Praca offline i w trakcie awarii – to unikalna cecha tego modułu. Możesz wystawiać faktury zgodne z KSeF nawet przy braku dostępu do sieci lub podczas awarii systemu KSeF.
• Pełna synchronizacja – wszystkie dane są dostępne w Twoim PMS, bez konieczności zewnętrznych logowań.

KSeF Automate to 100% automatyzacji i ZERO błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych.

2. KSeF Basic – rozwiązanie podstawowe

Dla hoteli, które z różnych względów preferują ręczny proces wysyłki, przygotowaliśmy wariant Basic.

• Jak to działa?
• System Ekoncept PMS służy tu wyłącznie do wygenerowania poprawnego pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(3).
• Użytkownik musi zapisać plik na dysku, zalogować się do portalu KSeF i ręcznie wysłać fakturę.
• Pobranie UPO oraz numeru KSeF również odbywa się ręcznie.

Model ten wiąże się z większą czasochłonnością i ryzykiem pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych (np. przy korektach), dlatego polecamy go głównie osobom, dla których system KSeF nie ma tajemnic.

Obejrzyj nagranie z webinaru!

Zapraszamy do obejrzenia pełnego nagrania z naszego webinaru na YouTube. Link do materiału znajdziesz poniżej:

👉 https://www.youtube.com/watch?v=fJOfIchFOSw

Masz pytania?

Jeśli zastanawiasz się, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojego hotelu, skontaktuj się z nami.

Więcej wiedzy znajdziesz tu: Wdrożenie KSeF – pytania i odpowiedzi

Paweł Janecki