Wdrożenie PMS w hotelu: szkolenie recepcji, konfiguracja i wsparcie po uruchomieniu

Wdrożenie nowego systemu PMS (Property Management System) to jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji hotelu, pensjonatu lub aparthotelu. Dobrze przeprowadzona implementacja pozwala szybko usprawnić pracę recepcji, zautomatyzować obsługę rezerwacji oraz ograniczyć liczbę błędów operacyjnych.

Wielu właścicieli i managerów obiektów noclegowych zastanawia się jednak, jak wygląda wdrożenie systemu PMS w praktyce. Czy jest skomplikowane? Ile trwa konfiguracja? Kiedy pracownicy otrzymują szkolenie? Co dzieje się po uruchomieniu systemu?

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak wygląda wdrożenie Ekoncept PMS – od przygotowania bazy obiektu aż po wsparcie techniczne po starcie produkcyjnym.

Jak wygląda wdrożenie PMS krok po kroku?

Wdrożenie systemu Ekoncept PMS rozpoczyna się od przygotowania środowiska i konfiguracji obiektu. Celem jest przekazanie klientowi gotowego do pracy systemu, który od pierwszego dnia pozwala obsługiwać gości i zarządzać sprzedażą noclegów.

Zakres prac wdrożeniowych obejmuje między innymi:

• konfigurację typów pokoi,
• konfigurację poszczególnych pokoi,
• tworzenie struktury cenowej,
• konfigurację użytkowników i uprawnień,
• przygotowanie raportów,
• konfigurację modułu Housekeeping,
• konfigurację Channel Managera (gdy moduł CM jest wykupiony),
• uruchomienie modułów dodatkowych.

W zależności od zakresu zamówienia mogą zostać również skonfigurowane dodatkowe rozwiązania wspierające zarządzanie obiektem.

Integracje z urządzeniami i systemami zewnętrznymi

Coraz częściej PMS staje się centralnym systemem zarządzania obiektem hotelowym. Dlatego podczas wdrożenia realizowane są również integracje z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez hotel.

Mogą to być między innymi:

• elektroniczne zamki hotelowe,
• system TTLock wraz z modułem zarządzania dostępem,
• systemy GRMS (Guest Room Management System),
• moduły gastronomiczne,
• moduły SPA / basen,
• systemy zarządzania parkingiem,
• rozwiązania księgowe i fakturowe.

Coraz większą popularnością cieszy się również integracja z usługą KSeF Automate, która umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.

Testy przed uruchomieniem

Po zakończeniu konfiguracji wykonywana jest weryfikacja poprawności działania systemu.

W przypadku prostszych wdrożeń obejmujących wyłącznie system PMS testy przeprowadzane są wspólnie z klientem podczas odbioru systemu.

Jeżeli wdrożenie obejmuje rozbudowane integracje, takie jak elektroniczne zamki, systemy gastronomiczne, SPA czy GRMS, wykonywane są dodatkowe testy komunikacji między systemami. Dzięki temu hotel otrzymuje sprawdzone środowisko gotowe do codziennej pracy.

Szkolenie recepcji i pracowników back office

Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów bez odpowiedniego przygotowania personelu. Dlatego szkolenie pracowników jest ważnym elementem procesu wdrożenia.

W ramach wdrożenia Ekoncept PMS dostępne są szkolenia dla:

• recepcjonistów,
• kierowników recepcji,
• managerów obiektu,
• działu księgowości,
• pracowników administracyjnych.

Podczas szkolenia uczestnicy poznają codzienną obsługę systemu oraz uczą się realizować najważniejsze procesy operacyjne.

Szkolenie obejmuje między innymi:

• obsługę rezerwacji,
• meldowanie i wymeldowywanie gości,
• rozliczanie pobytów,
• wystawianie dokumentów sprzedaży,
• obsługę raportów,
• zarządzanie dostępnością pokoi,
• pracę z modułami dodatkowymi.

Dzięki temu personel może rozpocząć pracę w nowym systemie bez konieczności długiego okresu adaptacji.

Konfiguracja pokoi, cenników i użytkowników

Każdy hotel posiada własną specyfikę działania. Dlatego podczas wdrożenia system jest dostosowywany do realnych procesów obowiązujących w obiekcie.

Na etapie konfiguracji przygotowywane są:

Typy pokoi

Definiowane są wszystkie kategorie pokoi oferowane przez obiekt, np.:

• Standard,
• Comfort,
• Deluxe,
• Apartament,
• Studio.

Struktura pokoi

Tworzone są wszystkie pokoje wraz z odpowiednimi numerami, przypisaniem do kategorii oraz parametrami sprzedaży.

Cenniki i polityki cenowe

Konfigurowane są:

• ceny bazowe,
• ceny dla różnej liczby gości
• ceny usług dodatkowych

Promocje są reazliowane za pomocą kodów rabatowych.

Użytkownicy i uprawnienia

System pozwala nadawać różne poziomy dostępu dla poszczególnych pracowników, dzięki czemu każdy użytkownik widzi wyłącznie funkcje potrzebne do wykonywania swojej pracy.

Co ważne, po zakończeniu wdrożenia konfiguracja może być nadal rozwijana. Zmiany mogą być wykonywane samodzielnie przez uprawnionych pracowników hotelu lub przez serwis Ekoncept.

Wsparcie po uruchomieniu systemu

Moment uruchomienia PMS nie oznacza zakończenia współpracy. Wręcz przeciwnie – właśnie wtedy rozpoczyna się etap bieżącego wsparcia użytkowników.

Po przejściu szkoleń i uruchomieniu systemu hotel otrzymuje dostęp do pomocy technicznej Ekoncept.

Zakres wsparcia zależy od wybranego pakietu serwisowego i może obejmować:

• pomoc telefoniczną,
• pomoc zdalną,
• konsultacje dotyczące konfiguracji,
• wsparcie integracji,
• aktualizacje systemu,
• diagnozowanie problemów technicznych.

Dla obiektów działających przez całą dobę rekomendujemy pakiety wsparcia 24/7, które zapewniają dostęp do pomocy technicznej również poza standardowymi godzinami pracy.

Jak ograniczyć błędy operacyjne w pierwszych dniach pracy?

Pierwsze dni po wdrożeniu nowego systemu są szczególnie ważne. To właśnie wtedy pracownicy zdobywają praktyczne doświadczenie i utrwalają nowe procedury.

Aby ograniczyć ryzyko błędów, warto zadbać o kilka kluczowych elementów.

• Zadbaj o szkolenie wszystkich użytkowników

Najczęstszą przyczyną problemów nie jest sam system PMS, lecz brak znajomości jego funkcji przez użytkowników.

Każda osoba posiadająca dostęp do systemu powinna przejść odpowiednie szkolenie oraz poznać podstawowe procesy związane ze swoją rolą.

• Korzystaj z raportów i analiz

Nowoczesny PMS nie służy wyłącznie do obsługi rezerwacji. To również źródło danych wspierających decyzje biznesowe.

Dzięki raportom można szybko monitorować:

• obłożenie,
• średnie ceny,
• przychody,
• skuteczność kanałów sprzedaży,
• trendy rezerwacyjne.

Pozwala to szybciej reagować na zmieniającą się sytuację rynkową oraz efektywniej zarządzać cenami noclegów.

• Wykorzystuj automatyzację

Integracja PMS z Channel Managerem, KSeF, zamkami elektronicznymi i innymi systemami znacząco ogranicza ilość ręcznie wykonywanych czynności, a tym samym redukuje ryzyko pomyłek.

Profesjonalne wdrożenie PMS to znacznie więcej niż instalacja oprogramowania. To kompleksowy proces obejmujący konfigurację obiektu, przygotowanie bazy danych, integracje z innymi systemami, szkolenie personelu oraz wsparcie po uruchomieniu.

W Ekoncept każdy projekt realizowany jest w taki sposób, aby hotel otrzymał gotowy do pracy system dostosowany do swoich potrzeb. Dzięki temu pracownicy mogą szybciej rozpocząć pracę, ograniczyć liczbę błędów operacyjnych i w pełni wykorzystać możliwości nowoczesnego zarządzania obiektem.

Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda wdrożenie Ekoncept PMS w Twoim hotelu? Skontaktuj się z naszym zespołem, a przygotujemy indywidualny plan wdrożenia dopasowany do specyfiki Twojego obiektu.