Elektroniczna karta meldunkowa opracowana przez firmę Ekoncept stanowi nowoczesne i efektywne rozwiązanie wspierające proces meldunku gości hotelowych.
Kluczowe założenia elektronicznej karty meldunkowej:
- Samodzielne wypełnianie karty meldunkowej na ekranie dotykowym.
Gość hotelowy na recepcji wypełnia dane meldunkowe samodzielnie, korzystając z ekranu dotykowego. Rozwiązanie to eliminuje konieczność ręcznego wypełniania tradycyjnych kart papierowych, minimalizując błędy i przyspieszając proces. - Rejestracja wymaganych i dodatkowych zgód w systemie PMS.
W trakcie wypełniania karty meldunkowej gość ma możliwość zaznaczenia zgód wymaganych prawnie (np. RODO) oraz zgód opcjonalnych (np. na przesyłanie ofert marketingowych). System automatycznie rejestruje te zgody w hotelowym systemie PMS, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych przez personel. - Automatyczna wysyłka danych do systemu PMS.
Po akceptacji wypełnionej karty meldunkowej, dane są automatycznie przesyłane do systemu PMS, zapewniając ich natychmiastowe i bezbłędne zapisanie w bazie hotelowej. - Elektroniczne archiwizowanie kart meldunkowych.
Wypełnione karty meldunkowe są przechowywane w formie elektronicznej na bezpiecznym serwerze. Dzięki temu hotel eliminuje konieczność archiwizacji papierowej i zapewnia łatwy dostęp do danych w przypadku kontroli lub potrzeby analizy.

Elektroniczna karta meldunkowa Ekoncept
Najważniejsze korzyści z rozwiązania karty meldunkowej w formie elektronicznej:
- Przyspieszenie procesu meldunku – goście samodzielnie uzupełniają dane w intuicyjny sposób, skracając czas oczekiwania na recepcji. Oszczędność czasu meldunku sięga nawet 50%.
- Łatwa korekta danych – wprowadzone dane można łatwo poprawić przed ich akceptacją, co minimalizuje liczbę błędów w systemie hotelowym.
- Ekologiczne podejście – wyeliminowanie papierowych kart meldunkowych pozwala ograniczyć zużycie papieru i związane z nim koszty. Oszczędność papieru może wynieść od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy arkuszy A4 rocznie w zależności od liczby pokoi w obiekcie.
- Oszczędność miejsca – archiwizacja elektroniczna eliminuje konieczność przechowywania dużej liczby dokumentów w fizycznych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem.
- Bezpieczeństwo danych – elektroniczne karty są przechowywane na serwerach zabezpieczonych zgodnie z wymogami bezpieczeństwa, co minimalizuje ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu.
Elektroniczna karta meldunkowa firmy Ekoncept to rozwiązanie, które doskonale wpisuje się w potrzeby nowoczesnych hoteli, zwiększając efektywność pracy personelu i poprawiając doświadczenie gości.
Stay In Touch