DATA

8 czerwca, 2022

KATEGORIA
UDOSTĘPNIJ

Automatyzacja obsługi gościa hotelowego: recepcja on-line w aplikacji Wirtualna Recepcja, klucz mobilny i program hotelowy Ekoncept PMS.

Hotel Grano to luksusowy 4-gwiazdkowy obiekt położony na Wyspie Spichrzów w Gdańsku. Dysponuje 135 pokojami o wysokim standardzie, centrum biznesowym, strefą SPA & wellness i autorską restauracją Młyn.

Hotel ****
Rok inwestycji 2020
Hotel Grano
Pszenna 3, Gdańsk
https://www.granohotels.pl/hotelgrano , Zobacz na mapie

Grano to nowoczesny hotel – został otwarty w maju 2020 roku. Firma Ekoncept uczestniczyła w inwestycji w charakterze projektanta i wykonawcy wybranych systemów. W ramach prac wdrożyliśmy nasze autorskie rozwiązania: aplikację na telefon dla gościa hotelu do bezkontaktowej obsługi z funkcją klucza mobilnego, a pokój hotelowy został wyposażony w system GRMS (automatyki hotelowej – rozpoznawanie obecności gościa i automatyczne sterowanie komfortem – ogrzewanie, klimatyzacja, oświetlenie).

Aby umożliwić bezkontaktową i zautomatyzowaną obsługę gości niezbędne było przygotowanie systemów teletechnicznych w hotelu to umożliwiających tj. kontroli dostępu z kluczem mobilnym, automatycznego systemu sterowania pokojem (bez card holdera), rozpoznawania i wpuszczania gościa na parking, windy aktywujące się na klucz mobilny itp.

W naszej ocenie jest to pierwszy najnowocześniejszy obiekt hotelowy w Polsce w pełni realizujący tzw. mobile check-in! Zapraszamy do testowania jego możliwości!

Zakres wykonanych prac:

1. Prace teletechniczne

  • GRMS – system automatyki pokoju hotelowego INTEREL.
  • System automatyki budynkowej BMS i system centralnej wentylacji.
  • Zamki elektroniczne (pokoje i pomieszczenia techniczne).
  • Część aktywna LAN, WAN, CCTV, TV IP, BMS CISCO.
  • Część pasywna LAN, WAN, Tel, UTP.
  • Sieć WiFi.
  • System telewizji Ilumio wraz z Chromcast.
  • System parkingowy dla gości.
  • IPPBX z funkcjami hotelowymi
  • System sal konferencyjnych audio video.
  • System monitoringu CCTV.
  • Inne.

 

2. Oprogramowanie

  • Program hotelowy Ekoncept PMS wraz z modułem WEB PMS.
  • Moduł obsługi SPA / basen.
  • Wirtualna Recepcja (recepcja on-line) wraz z obsługą klucza mobilnego.
  • Aplikacja na telefony (Android / iOS) dla gości hotelu.
  • Program dostępu do parkingu dla gości hotelowych.

Poszczególne systemy zostały ze sobą w pełni zintegrowane, tak aby funkcjonowanie technicznych procesów w hotelu i procesów związanych z obsługą gości hotelowych odbywały się jak w największym stopniu efektywnie i nisko nakładowo.

Cele projektu:

  1. Maksymalne podniesienie efektywności i obniżenie zaangażowania pracowników w świadczenie usług pobytowych.
  2. Automatyzacja obsługi gościa od etapu rezerwacji po wymeldowanie
  3. Wprowadzenie bezkontaktowej obsługi gościa –jako dodatkowa opcję, z której gość hotelowy może skorzystać. Bezkontaktowość oznacza brak wymogu bezpośredniego kontaktu np. z pracownikami recepcji (Hotel w uwagi na wysoką jakość świadczonych usług prowadzi również recepcję 24H).
  4. Automatyzacja i personalizacja działania urządzeń w pokoju hotelowym.
  5. Automatyzacja procesów świadczenia usług – HK, technicznych itd.
  6. Podniesienie komfortu obsługi gościa w trakcie pobytu w hotelu.
  7. Obniżenie kosztów świadczenia usług.

 

 

Korzyści dla hotelu z wprowadzonych zmian:

  1. Przekierowanie części obsługi gości do procesu on-line i tym samym odciążenie nakładów pracy i podniesienie jakości obsługi,
  2. Zwiększenie szybkości obsługi gościa – wiele czynności odbywa się automatycznie i nie wymagają udziału pracownika hotelu (np. recepcji) jak i samego gościa.
  3. Nowy kanał sprzedaży rezerwacji i usług hotelowych.
  4. Lojalizacja gościa hotelowego (konto gościa w aplikacji Wirtualna Recepcja, możliwość dodatkowych działań marketingowych ukierunkowanych do konkretnych osób.
  5. Zwiększenie zadowolenia gościa z pobytu w hotelu.
  6. Zmniejszenie zużycia energii w wyniku zastosowanego systemu GRMS w pokojach hotelowych.
  7. Obniżenie kosztów działalności hotelu.

Automatyzację i komfort obsługi gościa zapewniają następujące narzędzia:

  • Wirtualna Recepcja system obsługi gości, z historią rezerwacji, możliwością rezerwacji, płatnościami on-line i dostępem do faktur za pobyt i usługi hotelowe.
  • Aplikacja gościa na telefon – aplikacja natywna z funkcjami Wirtualnej Recepcji na telefon umożliwiająca korzystanie z klucza mobilnego
  • Klucz mobilny – system zapewniający dostęp do pokojów i wind w obiekcie z poziomu aplikacji uruchomionej na telefonie gościa.
  • Kontrola dostępu do parkingu hotelowego – system automatycznie identyfikuje samochód gościa i umożliwia wjazd i wyjazd z zamkniętego hotelowego parkingu.
  • System GRMS połączony z systemem PMS i kluczem mobilnym. Dzięki czemu urządzenia automatycznie aktywują się w zależności od informacji uzyskiwanych o stanie rezerwacji i pobytu gościa w obiekcie. Dodatkowo gość sam może personalizować wybrane ustawienia funkcjonowania pokoju wg własnych potrzeb.

 

Wirtualna Recepcja – recepcja on-line czyli automatyczna obsługa gościa hotelowego

W hotelu Grano do obsługi gościa zostało wdrożone rozwiązanie Wirtualnej Recepcji w formie aplikacji mobilnej na urządzenia z system Android i iOS. Aplikacja jest dostępna z poziomu systemowych sklepów Google Play i App Store. Gość hotelowy może ją pobrać ze sklepu na telefon i uzyskać dostęp do najkorzystniejszej oferty hotelu – przeznaczonej jedynie dla użytkowników aplikacji. Dodatkowym atutem aplikacji mobilnej jest obsługa klucza mobilnego na telefon.

 

Hotel Grano aplikacja Wirtualna Recepcja

Check-in w aplikacji gościa Wirtualnej Recepcji

 

Atuty hotelowej aplikacji Wirtualna Recepcja:

  • Dwie usługi w jednym panelu – recepcja on-line i system klucza mobilnego.
  • Dostosowanie aplikacji do wymogów hotelu (od layoutu po rozbudowane funkcje).
  • Wiadomości PUSH.
  • Komunikacja online z recepcją hotelu.
  • Zamawianie dodatkowych usług.
  • Składanie nowych rezerwacji.
  • Płatności on-line.
  • Dostęp do wygenerowanych faktur za pobyt w formacie pdf.

 

Pobierając aplikację na telefon gość hotelowy otrzymuje dostęp do najatrakcyjniejszej oferty hotelu (stawki niedostępne w innych kanałach rezerwacyjnych). Po opłaceniu rezerwacji, gość uzyskuje możliwość meldunku w hotelu jeszcze przed przybyciem na miejsce, tak aby wjazd na parking i piętro, oraz wejście do pokoju możliwe było bez wizyty w Recepcji.

Aplikacja umożliwia tez rozliczenie usług i wymeldowanie. Cały proces pobytu w hotelu może odbyć się bez kontaktu z obsługą hotelu – zapewniając gościowi poczucie niezależności i wejścia jak do własnego mieszkania.

Oczywiście z uwagi na wysoką jakość świadczonych usług hotel prowadzi 24h Recepcję. Jednak to do wyboru gościa należy w jaki sposób chce korzystać z usług obiektu.

Zobacz naszą aplikację Wirtualna Recepcja hotelu Grano:

Klucz mobilny

Klucz mobilny wdrożony w Grano jest funkcją aplikacji gościa.
Wdrożenie klucza mobilnego wiązało się z wyborem i instalacją odpowiedniego systemu zamków elektronicznych oraz sterowania pokojem. Zamki elektroniczne umożliwiają otwieranie drzwi również na tradycyjne karty wydane w recepcji hotelu podczas tradycyjnego meldunku. Klucz mobilny umożliwia również dostęp do wind hotelowych.

System klucza mobilnego jest wygodny w użytkowaniu zarówno dla hotelu (brak konieczności wydawania kart hotelowych i ich wymiany) jak i dla gości, który nie musi on czekać przy recepcji na jego wydanie. Wystarczy mobilny meldunek i klucz mobilny automatycznie się aktywuje w aplikacji.

GRMS -automatyka pokoju hotelowego

Wdrożenie klucza mobilnego i Wirtualnej Recepcji wymusiło również wdrożenie specjalnego  systemu automatyki pokoju – pracującego na zasadzie rozpoznawanie obecności gościa w pokoju. Gość hotelowy otwierając zamek hotelowy i wchodząc do pokoju – aktywuje pokój, który otrzymuje odpowiednie nastawy komfortu gościa – oświetleniową scenę powitalną, odpowiednie nastawy klimatyzacji i ogrzewania. W przypadku opuszczenia pokoju – automatyka pokoju rozpozna wyjście gościa z pokoju i dostosuje nastawy do obniżonego zużycia mediów (prąd, ogrzewanie, woda), gwarantując istotne oszczędności.

Co ważne w obiektach z kluczem mobilnym niemożliwe jest korzystanie z card holderów – ponieważ gość nie dysponuje kartą. Dlatego system musi sam rozpoznać obecność gościa w pokoju również w bardzo nietypowych konfiguracjach np. kolejna osoba wchodzi do pokoju, jedna wychodzi, a jedna zostaje, gość śpi w nocy, a jego partner wchodzi do pokoju itd.

System INTEREL GRMS gwarantuje obsługę nawet najbardziej skomplikowanych scenariuszy pracy pokoju.
Gość hotelowy po wejściu do pokoju może modyfikować nastawy pokoju również z przejrzystego panelu termostatu umieszczonego centralnie w pokoju, który dostosuje systemy pokoju do oczekiwań gościa, a w razie czego poinformuje obsługę.

System automatyki pokoju dba o komfort gościa monitorując paramenty pokoju, ale również jest w stanie wyjaśnić dlaczego w pokoju jest za zimno lub ciepło – udostępniając obsłudze historię nastaw (co jest bardzo przydatne w przypadku reklamacji).

Nawet jeżeli gość nie korzysta z aplikacji na telefon to dzięki połączeniu systemów wszelkie interakcje systemu GRMS są odnotowywane przez system hotelowy. Wdrożony system GRMS jest autonomiczny jednak sterować nim można również centralnie nakładając dedykowane sceny na wszystkie pokoje lub tylko wybrane.

Interel panel sterowania Ekoncept

Format panelu INTEREL przygotowanego indywidualnie dla Grano Hotel.

GRMS w hotelu Grano pozwala na:

  • Sterowaniem klimatyzacją / temperaturą w pokoju
  • Oświetleniem w kliku trybach (np. powitalnym, nocnym, pod nieobecność gościa w pokoju)
  • Wentylacją
  • TV

Pod nieobecność gościa i w ustawionym czasie poszczególne systemy przechodzą w tryb oczekujący co wiąże się z tym, że nawet jak światło nie zostało zgaszone przez gościa system je wyłącza. Podobnie z odbiornikiem TV. Również klimatyzacja zostaje przełączona w tryb oszczędniejszy ale nadal dający komfort.

Gdy tylko gość wraca do pokoju jego spersonalizowane ustawienia zostają aktywowane ponownie np. temperatura, konfiguracja świateł.

System reaguje też na wymeldowanie z pokoju, wtedy gdy pokój jest pusty. Przechodzi w tryb oszczędzania energii, a kolejny nowy meldunek w pokoju otrzymuje zawsze domyślne ustawienia oświetlenia i temperatury.

Wdrożona automatyka pokoju hotelowego w Grano podnosi komfort gościa a hotel otrzymuje autonomiczne i automatyczne narzędzie zarządzające urządzaniami pokoju i przyczyniające się do zmniejszenie kosztów energii.

Program hotelowy PMS

Wszystkie powyżej rozwiązania czyli aplikacja Wirtualna Recepcja, klucz mobilny i GRMS integruje nasz program hotelowy Ekoncept PMS.

Informacje przekazywane przez systemy rezerwacji a także wprowadzane przez obsługę hotelu są przekazywane przez PMS do poszczególnych systemów. Dzięki naszemu oprogramowaniu wykorzystują one swoje możliwości na 100% i cały proces obsługi gościa hotelowego może odbywać się w pełni automatycznie.

Nadmienić warto, że nasz system PMS oprócz wersji preinstalowanej na komputerach może być również dostarczony w wersji chmurowej z dostępem przez przeglądarkę WWW również na telefonach.

Podsumowanie

Wdrożenie w nowym obiekcie systemów: Wirtualnej Recepcji, klucza mobilnego a także automatyki pokoju GRMS umożliwiło hotelowi Grano na rozwijanie usług automatycznej obsługi gościa bez dodatkowych kosztownych inwestycji w techniczną infrastrukturę przez najbliższe kilkanaście lat. Systemy te są w ciągłym rozwoju, dochodzą nowe funkcje dlatego ich możliwości nie są sztywno ograniczone i mogą podlegać zmianom wg potrzeb hotelu.

Budując nowy obiekt hotelowy, który jest coraz bardziej skomplikowany w zakresie sterowania procesami obsługi, zalecamy właściwe zaprojektowanie działania obiektu. Jest to kluczowe w kontekście faktu, że uruchomione systemy będą pracować w obiekcie przez co najmniej najbliższe 10 lat. Wszelkie korekty wymagać będą prowadzenia kosztownych remontów. Dlatego ważne wiec aby obiekt od razu był dostosowany do nadchodzących wyzwań hotelarstwa – efektywnego świadczenia usług, bezstykowej automatycznej obsługi.

Hotel Grano jako jeden w pierwszych w Polsce zrealizuje te założenia wyśmienicie!

Powiązane wpisy