KSeF – Wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

Rewolucja w fakturowaniu staje się faktem. Prawdopodobnie obiło Ci się o uszy hasło „KSeF”, które wkrótce stanie się codziennością dla każdego polskiego przedsiębiorcy. Czym jest Krajowy System e-Faktur? Dlaczego jest wprowadzany i jak przygotować na niego swoją firmę? W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy wszystkie kluczowe kwestie.

Czym tak naprawdę jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym zadaniem jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania i odbierania faktur w jednym, ustandaryzowanym formacie elektronicznym.

Możesz myśleć o KSeF jak o centralnej „skrzynce pocztowej” na faktury, nadzorowanej przez administrację skarbową. Kiedy wystawisz fakturę, nie wyślesz jej już bezpośrednio do kontrahenta (np. mailem w formie pliku PDF). Zamiast tego prześlesz ją do KSeF, a system po jej weryfikacji udostępni ją Twojemu klientowi i nada jej unikalny numer identyfikacyjny.

Co to jest „faktura ustrukturyzowana”?

To kluczowe pojęcie związane z KSeF. Do tej pory faktura elektroniczna kojarzyła nam się głównie z plikiem PDF lub skanem dokumentu. Faktura ustrukturyzowana to coś zupełnie innego. Jest to dokument w specjalnym formacie cyfrowym – XML.

Co to oznacza w praktyce? Taka faktura ma ściśle określoną strukturę i zawiera dane zapisane w sposób, który jest czytelny nie tylko dla człowieka, ale przede wszystkim dla systemów komputerowych. Dzięki temu programy księgowe mogą automatycznie odczytywać i przetwarzać informacje z faktury (np. dane kontrahentów, kwoty, stawki VAT) bez ryzyka pomyłek, które zdarzają się przy ręcznym wprowadzaniu danych.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

System działa już od jakiegoś czasu, ale na razie korzystanie z niego jest dobrowolne. To się jednak wkrótce zmieni. Zapisz te daty:

• Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców w Polsce.

Jak KSeF zmieni Twoją pracę? Proces w kilku krokach

1. Wystawienie faktury. Przygotowujesz fakturę w swoim programie finansowo-księgowym (np. systemie PMS w branży hotelarskiej).
2. Wysyłka do KSeF. Twój program generuje plik XML (fakturę ustrukturyzowaną) i wysyła go do KSeF.
3. Weryfikacja i przydzielenie numeru. KSeF sprawdza, czy faktura jest poprawna. Jeśli tak, nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny i odnotowuje datę jej otrzymania. Od tego momentu faktura jest oficjalnie uznana za wystawioną.
4. Odbiór UPO. W odpowiedzi na wysłaną fakturę otrzymujesz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). To bardzo ważny dokument – cyfrowe potwierdzenie, że Twoja faktura została pomyślnie dostarczona do systemu. Jest to dowód dla Ciebie i dla urzędu skarbowego.
5. Dostęp dla kontrahenta. Twój kontrahent może zalogować się do KSeF i pobrać fakturę. Nie musisz już wysyłać jej mailem!

Jak przygotować firmę na KSeF? Kluczowa jest integracja!

Aby móc sprawnie korzystać z KSeF, Twoje oprogramowanie do fakturowania musi być z nim zintegrowane. W praktyce firmy oferujące takie oprogramowanie proponują różne rozwiązania, które można podzielić na dwie główne ścieżki:

• Podejście manualne (lub częściowo zautomatyzowane). W tym modelu program księgowy pomaga wygenerować prawidłowy plik XML z fakturą, ale to Ty jesteś odpowiedzialny za jego ręczne przesłanie do KSeF (np. za pomocą darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów) i pobranie UPO. To rozwiązanie może być wystarczające dla firm wystawiających bardzo mało faktur.
• Pełna automatyzacja. To znacznie wygodniejsza opcja. Zintegrowany system sam, po kliknięciu jednego przycisku, wysyła fakturę do KSeF i automatycznie odbiera UPO, przypisując je do odpowiedniego dokumentu. Eliminuje to ryzyko błędów i oszczędza mnóstwo czasu, zwłaszcza przy dużej liczbie faktur.

Nie czekaj na ostatnią chwilę!

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskich przepisach podatkowych od lat. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, w rzeczywistości ma na celu uproszczenie i cyfryzację procesów księgowych. Kluczem do płynnego przejścia na nowy system jest odpowiednie przygotowanie – przede wszystkim upewnienie się, że Twoje narzędzia do fakturowania będą gotowe na czas.

Ekoncept umożliwi aktualizację programu hotelowego PMS do wymogów generowania faktur dla systemu KSeF. Aktualizacja będzie dostępna od stycznia 2026 roku – więcej informacji na stronie Bądź gotowy na KSeF z Ekoncept!

Przydatne linki:

KSeF – Podstawy prawne oraz kluczowe terminy

Pytania i odpowiedzi KSeF 2.0

Krajowy System e-Faktur (KSeF)