KSeF w Ekoncept PMS — co MUSISZ wiedzieć jako hotelarz

Wyjaśniamy co naprawdę zmienia się po wdrożeniu KSeF w systemie Ekoncept PMS — bez przepisów, bez straszenia.

1. Czy integracja systemu PMS z KSeF dotyczy Twojego obiektu?

• Od 1 lutego – tak, jeśli wystawiasz za pobyt faktury VAT dla firm (B2B) i twój obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia obowiązek KSeF będzie również dotyczył pozostałych firm wystawiających gościom faktury B2B – wtedy integracja PMSa z KSeF jest jak najbardziej wskazana.

Najważniejsze:

• KSeF dotyczy faktur, nie paragonów,
• Goście indywidualni nie muszą mieć KSeF,
• Paragon / faktura imienna – brak obowiązku KSeF.

👉 Jeśli wystawiasz faktury z NIP-em dla firm — ten temat Cię dotyczy.

2. Co realnie się zmienia po wdrożeniu KSeF w systemie PMS?

✅ Co się ZMIENIA

• faktury B2B są przekazywane do KSeF (ręcznie lub automatycznie),
• system sprawdza poprawność danych (walidacja),
• pojawia się numer KSeF jako numer urzędowy faktury.

❌ Co się NIE zmienia

• sposób pracy recepcji,
• wystawianie paragonów,
• faktury dla gości indywidualnych,
• numeracja wewnętrzna w PMS,
• codzienna obsługa rezerwacji.

👉 W praktyce: recepcja pracuje tak samo jak dziś.

3.  KSeF Basic czy KSeF Automate — co wybrać?

🔹 KSeF Automate

• Faktura wysyłana automatycznie do KSeF,
• System PMS odbiera potwierdzenia (UPO),
• Nadany numer faktury przez KSeF jest automatycznie powiązany z faktura w systemie PMS,
• Zero dodatkowej pracy.

✔️ polecane, gdy:

• Masz dużo faktur dla firm,
• Nie chcesz ręcznie obsługiwać plików XML,
• Zależy Ci na oszczędności czasu.

👉 KSeF Automate  — to wygoda i brak zmartwień w codziennej pracy recepcji.

🔹 KSeF Basic

• faktura tworzona w PMS,
• plik XML generowany przez system,
• Wysyłka do KSeF po Twojej stronie – sam obsługujesz konto KSeF.

✔️ Dobre rozwiązanie, gdy:

• Masz niewiele faktur B2B,
• Masz czas na obsługę plików XML
• Znasz się na KSeF.

4.  Co z błędami i korektami?

• Korekty i zaliczki są obsługiwane zgodnie z KSeF,
• Nie „psujesz” faktur — system PMS prowadzi Cię krok po kroku.

5.  A jeśli KSeF chwilowo nie działa?

Spokojnie:

• Możesz wystawić fakturę w PMS w trybie offline (tylko KSeF Automate)
• System obsługuje tryb awaryjny,
• Wysyłka do KSeF następuje później.

👉 W KSeF Automate praca recepcji nie staje.

6.  Najczęstsze mity (NIEPRAWDA ❌)

❌ „Wszystkie faktury lecą do KSeF”
✔️ Tylko faktury B2B

❌ „Nie da się poprawić faktury”
✔️ Da się — zgodnie z procedurą korekty

❌ „Goście indywidualni muszą mieć KSeF”
✔️ Nie muszą

7.  KSeF w skrócie…

KSeF w Ekoncept to zmiana formalna, nie operacyjna.
System został przygotowany tak, aby hotel pracował tak jak dotychczas, a obowiązki KSeF były jak najmniej odczuwalne – to wszystko zapewnia integracja KSeF Automate.

Masz pytania?

Jeśli zastanawiasz się, które rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojego hotelu, skontaktuj się z nami.

Więcej odpowiedzi na pytania związane z wdrożeniem KSeF znajdziesz tu: Wdrożenie KSeF – pytania i odpowiedzi