W tym roku (2024) uruchomiliśmy nową opcję zakupu usług hotelowych za pośrednictwem voucherów. Obok kodów rabatowych to właśnie vouchery są istotnym wsparciem sprzedaży rezerwacji i usług dodatkowych w hotelach.
Voucher można kupić on-line w systemie rezerwacji danego obiektu. Wystarczy wypełnić formularz zamówienia i opłacić on-line. Po zapłacie voucher jest automatycznie rejestrowany w systemie Ekoncept PMS hotelu a kupujący otrzymuje potwierdzenie na maila wraz z niepowtarzalnym kodem.
Widok formularza zakupu vouchera na stronie WWW
Jest też opcja zakupu vouchera w recepcji w obiekcie lub telefonicznie. W takim przypadku dane do vouchera wypełnia osoba obsługująca system Ekoncept PMS. Voucher można opłacić w hotelu, w recepcji a w przypadku zamówienia telefonicznego jest wysyłany link do płatności on-line. Po opłaceniu, voucher jest on aktywowany a kod wysyłany jest mailem do osoby zamawiającej.
Widok rejestracji vouchera w systemie Ekoncept PMS. Rejestracja przez recepcjonistę.
Voucher upoważnia do realizacji / zakupu rezerwacji w danym obiekcie przez okres ważności dokumentu. W przypadku gdy cena usługi hotelowej jest wyższa od wartości vouchera to wystarczy dopłacić różnicę.
Wydawanie voucherów na usługi hotelowe przez systemy hotelowe to proces, który pozwala hotelom na zarządzanie i kontrolowanie voucherów wykorzystywanych do oferowania gościom różnych usług, takich jak zakwaterowanie, posiłki, zabiegi spa, transport czy inne dodatki. Systemy hotelowe, zwłaszcza nowoczesne rozwiązania jak Ekoncept PMS oferują szereg funkcji ułatwiających zarządzanie voucherami, zarówno w kontekście ich sprzedaży, jak i redempcji (realizacji) przez gości.
Korzyści z systemu voucherowego:
- Zwiększenie przychodów. Vouchery mogą być wykorzystywane jako narzędzie marketingowe do przyciągania nowych gości lub oferowania zniżek dla lojalnych klientów.
- Elastyczność. Goście mogą skorzystać z vouchera w dogodnym dla siebie czasie, co zwiększa ich zadowolenie.
- Lepsza kontrola. Dzięki systemowi hotelowemu łatwiej jest kontrolować proces wydawania i realizacji voucherów, co redukuje ryzyko pomyłek czy nadużyć.
- Prostota administracyjna. Zautomatyzowanie procesu sprzedaży i realizacji voucherów upraszcza pracę personelu, zwłaszcza w przypadku dużych hoteli.
Kluczowe funkcjonalności systemów hotelowych związanych z wydawaniem voucherów:
- Generowanie voucherów:
- Typy voucherów – możliwość tworzenia różnych typów voucherów, np. na nocleg, na określone usługi (spa, restauracja), czy na określoną kwotę, jak w przypadku systemów Ekoncept, która może być wykorzystana na dowolne usługi w hotelu
- Personalizacja – vouchery mogą być personalizowane z uwzględnieniem danych gościa (imię, data ważności, numer rezerwacji itp.).
- Integracja z promocjami – vouchery mogą być wydawane w ramach promocji hotelowych, takich jak pakiety weekendowe, oferty świąteczne, rabaty dla lojalnych klientów.
- Sprzedaż i dystrybucja voucherów:
- Online i offline – vouchery mogą być sprzedawane zarówno bezpośrednio w hotelu, jak i za pośrednictwem strony internetowej (systemu rezerwacji / BE firmy Ekoncept)
- E-mail – po zakupie voucheru, goście mogą otrzymać go drogą elektroniczną (w postaci PDF, linku do pobrania) lub w tradycyjnej formie papierowej.
- Możliwość gift card – wydawanie voucherów na specjalne okazje, np. prezentu (np. vouchery na pobyt w hotelu, kolację, spa itp.).
- Rejestracja voucherów:
- Rejestracja i numeracja – każdy voucher generowany w systemie posiada unikalny numer referencyjny, który pozwala na ścisłą kontrolę nad wydanymi dokumentami.
- Automatyczna kontrola – systemy hotelowe automatycznie sprawdzają, czy voucher został już wykorzystany lub czy jest ważny w momencie realizacji.
- Zarządzanie realizacją voucherów:
- Redempcja – goście mogą realizować swoje vouchery podczas pobytu w hotelu. System rejestruje wykorzystanie danego vouchera.
- Sprawdzanie dostępności – przy realizacji vouchera, system sprawdza dostępność usług (np. dostępność miejsc w restauracji czy w spa), co umożliwia lepsze zarządzanie kapacity hotelu.
- Raportowanie i analiza:
- Statystyki – systemy hotelowe generują raporty dotyczące wykorzystania voucherów – kto, kiedy i w jakiej formie zrealizował voucher, oraz jakie usługi były najczęściej wybierane. Pomaga to hotelom w analizie efektywności sprzedaży voucherów.
- Bilansowanie – pracownicy mogą mieć dostęp do szczegółowego bilansu wydanych i zrealizowanych voucherów, co pozwala na bieżąco kontrolować finanse i rozliczenia.
- Integracja z innymi systemami:
- Z systemem rezerwacyjnym – vouchery mogą być powiązane z rezerwacjami hotelowymi, co umożliwia łatwiejsze zarządzanie pobytami gości oraz rozliczeniami.
- Z systemami POS (Point of Sale) – vouchery mogą być powiązane z systemami sprzedaży w hotelowych restauracjach, spa czy innych punktach usługowych, co umożliwia automatyczne odliczenie wartości vouchera od finalnego rachunku.
Stay In Touch